System do obsługi korespondencji
Jeden z systemów autorstwa Risco Software do kontroli przepływu dokumentów, spinający wszystkie elementy w procesie obsługi korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej w instytucji. Pomaga w organizacji pracy, usprawniając obsługę korespondencji, jak też innych informacji niezbędnych do skutecznego funkcjonowania.
Agenda
Branża: Dowolna
Obecna liczba użytkowników: 500
Planowana liczba użytkowników: 700
Klient / kraj: Bank / Polska
Rodzaj rozwiązania: system intranetowy
Cele projektu: pełna obsługa procesu biznesowego związanego z obsługą korespondencji ważnej
Zastosowane technologie: Microsoft .NET, Microsoft SQL Server
Analiza sytuacji
W każdej instytucji mamy do czynienia z korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz dokumentami wewnętrznymi. Korespondencja dotycząca rodzaju spraw, przekazywana jest z rąk do rąk, z działu do działu. Papier krąży po firmie, często bez nadzoru, trudno ustalić u kogo aktualnie się znajduje dane pismo, nie wiadomo kto za nie odpowiada, nie wiadomo gdzie utknęła sprawa i kiedy będzie załatwiona.
Rozwiązanie
System do obsługi korespondencji – rozwiązanie Risco Software, zaprojektowanie i wdrożone w jednej z instytucji bankowych – zawiera:
- Pełne i sprawne zarządzanie zewnętrzną oraz wewnętrzną korespondencją danej instytucji,
- Elektroniczna obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, np. przyjmowanie, dekretowanie, kontrolowanie przepływu korespondencji, przypisywanie do osób oraz przekazywanie i wyszukiwanie spraw,
- Monitorowanie przepływu informacji,
- Szybki dostęp do poszczególnych spraw oraz dokumentów dzięki możliwości automatycznego wyszukiwania dokumentów.
Technologia
System zaprojektowany przez Risco Software z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii oparty na wydajnej architekturze trójwarstwowej. Warstwa prezentacji nie komunikuje się bezpośrednio z warstwą danych. Warstwa prezentacji i warstwa logiki aplikacyjnej zostały przygotowane w taki sposób, że nie muszą być zlokalizowane na tym samym serwerze – komunikacja między nimi wykorzystuje mechanizm.NET Remoting oraz WCF – Windows Communication Foundation. Warstwa logiki aplikacyjnej jest rozdzielona na dwie podwarstwy: biznesowej i dostępu do danych. Baza danych może znajdować się na innym serwerze niż warstwa logiki aplikacyjnej.
Bezpieczeństwo
System obsługi korespondencji Risco Software to sprawdzony sposób na usprawnienie działania firmy. Dzięki niemu korzyści odnosi nie tylko instytucja i jej pracownicy ale również jej klienci. Pozwala on na śledzenie ruchu korespondencji, w każdej chwili można sprawdzić gdzie znajduje się dana korespondencja oraz jakie prace były na niej wykonane i co trzeba z nią jeszcze zrobić. Opisywane rozwiązanie cechuje się przede wszystkim na tle konkurencji oraz innych systemów o podobnym zastosowaniu łatwością obsługi – prosty, posiada intuicyjny interfejs, ułatwiający szybkie i wygodne wykonywanie najczęstszych czynności.
Zalety
Risco Software, będąc doświadczonym dostawcą usług intranetowych, ma świadomość wagi zabezpieczenia bezpiecznego dostępu do danej usługi w ramach aplikacji intranetowych w Instytucji, w której dane rozwiązanie jest wdrożone. Nie inaczej jest i w przypadku opisywanego systemu. Zastosowano dwupoziomowe logowanie do aplikacji z wykorzystaniem logowanie na kontrolerach domeny Banku, jak również weryfikację dostępności do funkcjonalności na bazie danych względem przydzielonych użytkownikowi ról. Dodatkowo – wszystkie obiekty bazodanowe są opatrzone dostępami tylko dla zdefiniowanych ról systemowych.
Funkcjonalności
- wybór Nadawców na podstawie historii zarejestrowanych pism;
- definiowanie kategorii nadawców;
- przypisywanie nadawców do kategorii;
- definiowanie adresatów korespondencji;
- rejestrowanie dokumentów w systemie;
- przydzielanie pism przychodzących do pracowników;
- definiowanie terminów odpowiedzi;
- przypominanie o zbliżającym się terminie odpowiedzi;
- wysyłanie różnego rodzaju powiadomień e-mail;
- otwieranie spraw;
- otwieranie zamkniętych spraw;
- zamykanie spraw;
- dodawanie odpowiedzi do pism;
- generowanie raportów;
- archiwizację pism obsłużonych;
- wgląd do historii dokumentu.
Podsumowanie
System do obsługi korespondencji, rozwiązanie Risco Software, okazał się dużym sukcesem. System usystematyzował proces obsługi korespondencji oraz skrócił znacznie jej czas obsługi. Udało się to dzięki profesjonalnemu podejściu do problemu, dobrej komunikacji, płynnej współpracy ze strony instytucji oraz zaangażowaniu zespołu projektowego w Risco Sofware. Można śmiało stwierdzić, że produkt jest gotowy na dostosowanie do możliwie szerokich potrzeb Klientów. Podsumowując, to już najwyższy czas, aby pożegnać tradycyjną obsługę korespondencji w firmie, a powitać elektroniczną, która zapewnia szybki dostęp, wygodę oraz bezpieczeństwo w obsłudze.
Risco Software Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 123a
02-017 Warszawa
tel. +48 22 622 58 33
fax. +48 22 622 58 34
e-mail: kontakt@riscosoftware.pl
